Gelukkig zijn er bewezen methoden om het project weer op de rails te krijgen. Door het combineren van veerkracht, procesoptimalisatie en gestructureerd projectmanagement, kun je effectief actie ondernemen.
Hier zijn vijf manieren om je project nieuw leven in te blazen! (Op basis van de consulting-theorie, natuurlijk 😉 )
1. Herdefinieer de projectvisie
Ga terug naar de kern van het project en breng het team op één lijn met een heldere en actuele visie. Gebruik de volgende tools om een duidelijke focus te herwinnen:
-
Vision Statement & Project Charter Workshop:
Organiseer een interactieve sessie waarin het team de projectvisie opnieuw formuleert. Zorg ervoor dat deze aansluit bij de strategische doelen van de organisatie. Wanneer je deze weer duidelijk hebt geformuleerd, kun je samen brainstormen over je project charter en deze (vanaf een leeg vel) opnieuw invullen.
-
Portfolio Kanban:
Visualiseer de backlog en zorg dat elke taak direct bijdraagt aan het einddoel. Zorg dat er geen acties op de backlog staan die geen impact hebben, dat is zonde van jullie kostbare tijd. Focus eerst op het creëren van een solide fundering en kijk daarna naar het belang van elke individuele actie. Prioriteer strategische initiatieven en zorg voor een overzicht van de waarde die elke activiteit toevoegt.
-
PI Planning (Program Increment Planning):
Plan het teamwerk in iteraties en zorg voor regelmatige feedbackmomenten. Een kortcyclische aanpak houdt iedereen betrokken en zorgt voor flexibiliteit in veranderende omstandigheden. Stem het totaal af op de korte-termijn planning. Hoe men de “kleine” werkzaamheden plant, is aan henzelf.
2. Identificeer knelpunten en elimineer verspilling
Zit je even “vast” en is het moeilijk om een helicopterview te hanteren? Vraag iemand, of je hele team, om samen te kijken naar de uitdagingen waar jullie tegenaan zijn gelopen in het proces. Waar is er onduidelijkheid ontstaan?
Bij het aanpakken van knelpunten en het elimineren van inefficiënties kunnen de volgende tools helpen:
-
DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control)
Een gestructureerde methode voor probleemoplossing en procesverbetering. Doorloop deze fases één voor één en kijk (opnieuw) of hier issues zijn ontstaan, wellicht heb je zo snel je bottleneck te pakken!
-
Value Stream Mapping:
Identificeer en visualiseer stappen die geen waarde toevoegen en bepaal waar verspillingen kunnen worden verminderd. Kies de 3-5 processen waarvan je vermoed dat deze de uitdagingen veroorzaken.
-
Root Cause Analysis (bijv. 5 Why’s):
Graaf dieper naar de oorzaken van knelpunten en los de onderliggende problemen op. Maak een fishbone-diagram en vraag door; Why, why, why? – Weet je zeker dat je écht de grondoorzaak te pakken hebt?!
Niet duidelijk? – Check deze video: https://www.youtube.com/watch?v=voWki-dCRWw
3. Prioriteer en herstructureer de planning
Even de volgordelijkheid kwijt en is het niet meer duidelijk welke zaken eerst moeten gebeuren? Om duidelijke prioriteiten te stellen en de projectplanning te herstructureren, zijn dit een paar handige tools:
-
MoSCoW Prioritization
Classificeer taken als Must have, Should have, Could have, en Won’t have om focus aan te brengen. Deze tool komt uit de Agile methodiek en helpt je om je taken te prioriteren én deze op te leveren zodat ze de meeste business value bijdragen.
-
Gantt Chart
Visualiseer de projectplanning, deadlines en afhankelijkheden om overzicht te houden. Een gevisualiseerde tijdlijn kan bijdragen om afhankelijkheden en mijlpalen inzichtelijk te maken.
-
Work Breakdown Structure (WBS)
Breek het project op in beheersbare taken en sub-taken om de structuur te verbeteren. Splits het project op en verklein de to do’s, zodat dit behapbaarder wordt.
4. Bevorder samenwerking en transparantie
Het overall-doel kennen van het project is één zaak, maar weten hoe je daar sámen naartoe werkt is ook erg prettig. Je kunt de samenwerking stimuleren door meer transparantie te bevorderen. Zo weet je wat de voortgang is én of je elkaar wellicht kunt ondersteunen. Deze tools kunnen daarbij helpen:
-
Daily Stand-ups
Houd dagelijkse korte meetings (max 15 min) om de voortgang te bespreken en problemen vroegtijdig te adresseren. Teamleden geven om beurt kort aan wat hun focustaken zijn én waar zij potentieel een hulpvraag hebben.
-
Kanban Board
Visualiseer de workflow en voortgang van taken om transparantie en samenwerking te bevorderen. Je kunt gebruikmaken van een kanban, waarin alle taken overzichtelijk zijn in een overzicht met “To do / doing / done”. – Deze tool is ook beschikbaar in applicaties als Teams, waarin je eenvoudig taken aan een persoon kunt koppelen en de progressie kunt tracken.
-
Information Radiators
Een tool die helpt bij project-transparantie en communicatie binnen je team. Dit zijn datavisualisaties die beschikbaar zijn voor alle teamleden. Hier kan cruciale projectinformatie worden gedeeld, zoals dashboards of grafieken, deze kunnen zichtbaar zijn in zowel de fysieke als de virtuele ruimte.
5. Creëer een cultuur van continue verbetering
Voor een cultuur van continue verbetering kunnen deze tools nuttig zijn.
-
Retrospectives
Regelmatige terugblik sessies om te leren van vorige fases en verbeteringen door te voeren. Op deze momenten kun je feedback met je team delen en leren van de zaken die je tegen bent gekomen.
-
Kaizen
(“Continu verbetering”) Een methodologie gericht op continue, incrementele verbetering in alle aspecten van het project. Deze methodiek focust zich op het dagelijks doorvoeren van kleine verbeteringen in het project. Alle teamleden mogen continu verbeterpunten en oplossingen aandragen, welke bijdragen aan optimalisatie van het project.
-
PDCA Cycle (Plan-Do-Check-Act)
Dit is een methode die je kunt toepassen om een proces continu te verbeteren. Hierbij breng je in kaart wat je observeert (symptomen), wat de aanleiding is voor die observaties, hoe dit is ontstaan en wat de grondoorzaak daarvan is. Aan deze vier punten kunnen acties worden gekoppeld en maatregelen nemen. Dit doe je op de PDCA-volgorde, welke je blijft herhalen tot het probleem is verholpen.
Door deze vijf stappen te volgen en de genoemde tools toe te passen, kunt u een vastgelopen project weer op gang brengen en ervoor zorgen dat het niet alleen op tijd, maar ook binnen budget en naar verwachting wordt afgerond. Een geïntegreerde aanpak biedt de structuur en flexibiliteit die nodig zijn om de complexiteit van moderne projecten te beheersen en succesvolle resultaten te behalen.
Hulp nodig bij je projecten?
Onze consultants komen graag met je in contact om met je te sparren!