Elk verbeterproject begint met een probleemstelling.
De probleemstelling is het pijnpunt, dit kan zijn dat klanten ontevreden zijn, dat de doorlooptijd te lang is of dat er fouten worden gemaakt in het proces. Dit zijn allemaal redenen om een verbeterproject te starten. Op eerste gezicht redelijk simpel, maar om de situatie effectief te kunnen verbeteren dient de probleemstelling duidelijk te zijn (voor alle betrokennen). Door een heldere probleemstelling te formuleren kan je gericht met de verbetering aan de slag en een concreet (meetbaar) resultaat tonen, namelijk het oplossen van het probleem.
DMAIC- structuur
In de DMAIC-structuur staat er bij de ‘define’ fase probleemstelling, aan het begin van je verbeterproject ga je dus de probleemstelling helder maken.
In praktijk gebeurt dit meestal voordat het verbeterproject begint. De probleemstelling is een pijnpunt in de organisatie. Zonder pijnpunt geen urgentie om iets te verbeteren. Wanneer je als externe verbeteraar wordt ingehuurd voor een project kan je dus netjes je DMAIC doorlopen en aan de slag met de probleemstelling in de define fase maar wanneer je als interne verbeteraar aan de slag gaat of als manager een verbetering wilt opstarten loopt dat net wat anders.
Probleemstelling
Een heldere probleemstelling bevat dus de volgende 3 punten:
- Pijnpunt(en), bijvoorbeeld een van de 8 verspillingen, ontevreden klanten of simpelweg budget.
- Meetbaar verlies, wat kost het probleem? Dit kan je in tijd, ontevreden klanten, aantal incidenten of niet behaalde SLA’s uitdrukken.
- Vertaling van de pijnpunten/symptomen naar de algemene deler: root cause
