5S
Een methode die kan bijdragen aan een goede ‘’uitvalsbasis’’, te weten een gestandaardiseerde werkplek vanaf waar je klantwaarden kan gaan maximaliseren.
Je werkplek dient datgene te bevatten wat je nodig hebt om (ergonomisch) je werkzaamheden te kunnen uitvoeren en idealiter enkel datgene wat je nodig hebt voor je dagelijkse werk. De eerste stap in deze methodiek is dan ook ‘’Scheiden’’. Zijn het spullen die je voor je werk continu gebruikt, soms gebruikt, nooit gebruikt of is het eigenlijk gewoon afval?
Na deze stappen volgt het ‘’Schikken’’ van de spullen. Je geeft alles een vaste plek waarbij je rekening houdt met de frequentie waarin spullen gebruikt worden. Hierna volgt ‘’Schoonmaken’’.
De volgende stap in 5S is ‘’Standaardiseren’’ leg je je proces vast. Maak dit niet te zwaar, het dient om jouw eigen proces/ gewoonte te borgen. De laatste stap is wellicht de lastigste namelijk ‘’Standhouden’’. Zie 5S dan ook niet als iets eenmaligs, maar maak er een gewoonte van.
Ishikawa-diagram
Wanneer mensen niet fysiek samen kunnen zitten, is het misschien wel belangrijker dan ooit dat alle betrokkenen de problemen, of liever gezegd uitdagingen, begrijpen. Het Ishikawa model is een methode waarbij een probleem visueel wordt weergegeven. Iedere oorzaak kan worden toegekend aan een visgraad (vb. Mens, Milieu, Meting, Machine, Methode & Materialen), waardoor een helder overzicht ontstaat van soorten (mogelijke) oorzaken.
Ook online is deze tool goed in te zetten, open bijvoorbeeld de whiteboard optie op Teams en zet daar de visgraad weg (weinig tekenskills benodigd!). Het zal je helpen om een online brainstorm gestructureerd aan te vliegen.
Van Push naar Pull
In elk proces schuilt het gevaar dat er onnodig op elkaar gewacht wordt. Het feit dat we remote werken kan dit verergeren. We kunnen de collega bij de koffieautomaat nu niet even subtiel herinneren aan het documentje of mailtje waarop we wachten.
Toewerken naar Pull is dan ook cruciaal. Belangrijke voorwaarde hiervoor is ‘van elkaar weten wat we doen’. Neem dan ook zeker de tijd om iedere dag een stand-up te doen met het team. Dit geldt ook voor projectteams. Je zult zien dat deze kleine investering zich snel terug verdiend.
Benoem hierbij afhankelijkheden en leg deze ook vast op het (digitale)bord. Kijk met elkaar naar de prioriteiten alsook naar hetgeen bijna klaar is (het ‘’laaghangend fruit’’ of datgene wat klaar is om de klantwaarde te gaan vergroten). Houdt altijd de klant voor ogen en werk toe naar een proces dat vanuit dit oogpunt vormgegeven wordt. Dus eerst de klantwaarde en vervolgens ‘’terugwerkend’’ (van rechts naar links) de processtappen die hieraan ten grondslag liggen.
Binnen Lean zijn natuurlijk verschillende tools beschikbaar, dit is slechts een kleine greep uit de mogelijkheden. Ik denk dat bovenstaande methodieken zeker ook in de situatie van remote werken bijdragen aan een prettige en efficiënte werksituatie, ook al is deze voor vele van ons anders dan we gewend waren.
