Getting Things Done; kleine aanpassingen, groot plezier

Tijdens een interactieve trainingsdag hebben een aantal Lux’ers kennis gemaakt met de basisbeginselen van Getting Things Done (GTD). Nu een aantal weken later hebben we ze gevraagd wat ze is bijgebleven en hoe zij GTD hebben weten toe te passen in hun dagelijkse werk?

Als consultant is geen dag hetzelfde, dit maakt ons werk leuk maar brengt ook uitdagingen met zich mee. Hoe houden we de focus op ons werk en geven we invulling aan het volgende:

‘’Use your mind to think about things, rather than think of them.’’ – David Allen

Tijdens de training zijn er principes en technieken aangereikt. Het fijne aan GTD is de modulaire opbouw, je hoeft niet in een keer je complete werkwijze om te gooien. Je kan kleine aanpassingen doen om het eerste verschil te gaan maken.

De volgende onderwerpen sprongen er voor ons uit:

Verzamelplaatsen. Emailboxen, tassen, bureaulades, kasten, etc. Op veel plaatsen verzamelen wij spullen waar we later iets mee willen. GTD laat ons bewust nadenken over deze plaatsen en daagt ons uit deze te reduceren waar mogelijk.

Minddump. Zoals de naam al doet vermoeden, het leegmaken van je hoofd door het op papier zetten van alles wat je bezig houdt. Plan hier een moment voor in, je zult zien dat het je direct wat meer rust geeft.

Beslisschema. Beslissingen hoeven niet ingewikkeld te zijn. GTD onderscheidt slechts een zestal mogelijkheden per beslissing. Het eerste besluit is simpel, zit er voor mij een actie in ‘Ja’ of ‘Nee’?

Bij ‘Nee’ hebben we de opties; ‘gooi het weg’‘archiveer het’‘laat het bezinken’. Wees vooral niet bang om mailtjes weg te gooien. Ons postvak is hierdoor een stuk kleiner geworden.

Indien we er iets mee moeten, kijk dan wat de eerstvolgende actie is? We maken het klein. Kan het worden ‘afgehandeld binnen 2 min’, dan doen we het meteen. Even terugbellen, een korte reply geven, het inplannen van een meeting, het zorgt ervoor dat we de actie niet met ons mee gaan slepen. Of ‘delegeer het’, wees niet bang zaken uit handen te geven (we weten het, makkelijker gezegd dan gedaan…). De laatste optie is, ‘doe het later’.

Wekelijks onderhoud. Pak een moment om te evalueren of de werkzaamheden van afgelopen week klaar zijn en kijk wat staat mij aankomende periode te wachten? Een korte pas op de plaats om met een goed gevoel de komende week te kunnen starten.

Bovenstaande punten springen er voor ons uit. We hebben de methode nog niet volledig toegepast, maar de eerste stappen zijn gezet. Met deze kleine acties, we are getting things done!

Auteurs: Leann Naessens en Bart Verheyen

Originele bericht: https: www.linkedin.com/pulse/getting-things-done-kleine-aanpassingen-groot-plezier-jeroen-stooker/