Een van de tools die ik vaak gebruik: Impact / effort matrix

Als consultant is het belangrijk om verschillende tools in je ‘gereedschapskist’ te hebben zodat je snel kunt schakelen. Vaak helpt een tool om structuur aan te brengen. Dit kan in verschillende situaties, zoals in een vergadering, een brainstorm sessie of bij de initiatie van een project. Al met al belangrijk om deze gereedschapskist goed te onderhouden en af en toe aan te vullen.

Als consultant gebruik ik in mijn werk vaak de effort / benefit matrix. Dit is een tool die heel simpel werkt, goed uitlegbaar en vooral heel logisch is. Dit zijn voor mij belangrijke criteria bij het inzetten van een tool want vaak gebruik je deze samen met andere teamleden of om iets ‘’presentable’’ te maken.

Voor mij zit de meerwaarde van de tool in het “kaf van het koren” scheiden en focus aanbrengen. Zo heb ik de impact matrix ingezet voor het optimaliseren van een proces. Een proces dat al lang bestond en waarover veel discussies zijn ontstaan. Hierbij was het voor veel medewerkers niet meer duidelijk waarom de zaken deden zoals we ze deden. Ondanks de verschillende pogingen om het proces te optimaliseren verdronken de medewerkers elke keer in de complexiteit van het proces en de technische elementen ervan.

Het team concludeerde dat het lastig was dit end-tot end aan te vliegen, maar dat het noodzakelijk was om dit stap voor stap aan te pakken.

Samen met een team heb ik een brainstorm sessie georganiseerd om ideeën op te schrijven omtrent optimalisatie van het huidige proces. Iedereen schreef de ideeën op post-its in (de samenwerkingstool) Mural om het proces (of een deel van het proces) te optimaliseren. Nadat de ideeën zijn opgeschreven en verzameld, hebben we de post-its geplot in een van de kwadranten van de benefit/ effort matrix. Zonder daarbij in een eindeloze discussies te vervallen heeft iedereen een korte toelichting gegeven op de ideeën en waarom ze in een bepaalde kwadrant thuishoren.

Na het plotten van alle ideeën, zijn we in sub-groepjes aan de slag gegaan met het uitwerken van de ideeën uit kwadrant 4 (Quick Wins). De kunst is om niet in de verleiding te komen om steeds terug te pakken naar de ideeën uit kwadrant 1 tot en met 3, maar echt de focus te houden op kwadrant 4 (Quick Wins).

De inzet van Lux

Als Lux’ers worden we ingehuurd bij opdrachtgevers en is het belangrijk om vaak ook even te checken of er voldoende “opbrengst” is om de inzet te rechtvaardigen. Zo hebben we dezelfde tool ook ingezet om een mini business case te maken voor de inzet van een Lux collega. Voor deze inzet hebben we de verbeter ideeën geïnventariseerd en geplot in de matrix. Op basis van de Quick Wins hebben we de potentiële waarde ingeschat per voorstel.

Tips and tricks bij het gebruik

  1. Zorg dat je de ideeën bij elkaar krijgt via een brainstorm
  2. Ga gezamenlijk de ideeën plotten in het kwadrant
  3. Zorg voor consensus waar de ideeën in het kwadrant
  4. Spreek van te voren af dat je alleen focust op Quick Wins
  5. Wees duidelijk over de intentie ‘gezamenlijk kaf van het koren’ scheiden

Heb je vragen of wil je verder sparren dan horen we het graag!