Benefit en effort matrix
Een benefit and effort matrix stel je dus op wanneer je verschillende verbetermogelijkheden hebt geïdentificeerd en je wilt bepalen waar je gaat beginnen.
Je staat aan het begin van je verbeter programma en je gaat een selectie maken op basis van 2 criteria; namelijk: wat lever je op en hoeveel inspanning is ervoor nodig.
Je gaat de verschillende verbeterprojecten plotten op basis van een inschatting van de 2 criteria in een matrix die er, bijvoorbeeld, zo uit ziet:
Cruciaal onderdeel van een succesvolle B&E is de inschatting van de 2 criteria. Hoe beter je dit inschat/hoe concreter je dit kan maken hoe waardevoller de matrix is. Stakeholders zullen ook zeker vragen naar de onderbouwing van je plot.
Aanpak
Denk goed na over hoe je dit wilt doen en wie je erbij betrekt. Je kan dit met mede proces verbeteraars aangaan, mensen vanuit het proces of juist de sponsoren van de projecten. Zorg in ieder geval dat je de beoordeling van de criteria kan onderbouwen en kwantificeerbaar maakt. Hier onder een voorbeeld van hoe je het zou kunnen aanpakken:
- Plan een kick-off met iemand vanuit het projectteam die jou gaat ondersteunen bij de verbeter projecten en een sponsor van de verbeter initiatieven.
- Maak de criteria concreet. Stel vast hoe je de waarde van wat je oplevert bepaald. Probeer het altijd terug te brengen naar en besparing in euro’s. Als je verschillende kansen gaat vergelijken moet je appels met appels kunnen vergelijken.
Stel ook vast hoe je de inspanning meet, benodigde uren (terug te rekenen naar euro’s als nodig) maar neem ook de doorlooptijd mee. We willen niet alleen weten hoeveel waarde we opleveren maar ook wanneer we die kunnen opleveren. - Ga per verbeterkans de 2 criteria inschatten. Afhankelijk van de beschikbare data kan je dit in 1 sessie doen, waarschijnlijk moet je nog een sessie plannen om alle data te verzamelen om de waardering te kunnen voltooien.
- Wanneer je alle verbeterkansen hebt ingeschat en op de matrix hebt geplot is het goed om dit even te doorlopen of het gevoelsmatig klopt en of er bijzondere uitkomsten bij zitten. Wanneer het draagvlak onder de mensen uit de processen voor bepaalde verbeterkansen belangrijk is check de uitkomt dan met deze personen en wanneer een stakeholder zich niet kan vinden in de uitkomt ga het gesprek aan om dit te onderbouwen.
- Presenteer je B&E aan de betrokken stakeholders en maak samen een keuze op basis van je goed onderbouwde B&E.
- De vervolg stap is om een planning te maken van je verbeter projecten en programma. Dit kan je bijvoorbeeld eenvoudig maken met een Gantt chart.
