SIPOC
De SIPOC-tool komt uit de Lean theorie en wordt gebruikt om processen op hoofdlijnen in kaart te brengen maar hoe werkt het nou precies?
Vanuit de Lean theorie wordt een SIPOC voornamelijk opgesteld om de scope van de procesverbetering te bepalen, de stakeholders en de afhankelijkheden in kaart te brengen. SIPOC is het acroniem van ‘supplier’, ‘input’, ‘proces’, ‘output’ ‘customer’.
In onderstaand voorbeeld kan je zien hoe je deze tool vorm kan geven.
Zo vul je de SIPOC:
Supplier
Hier vul je in van wie (functie, afdeling, software) iets nodig is voor de proces stap op dezelfde regel. Belangrijk om dit goed in kaart te brengen, dit zijn namelijk afhankelijkheden, als deze persoon/functie/afdeling/leverancier niet levert kunnen we niet verder. In een verbeter of verander project is het noodzakelijk om alle betrokkenen goed te informeren; stakeholder management. Om goed in kaart te brengen wie wanneer geïnformeerd moet zijn kan je een stakeholder analyse maken.
Input
Hier vul je in wat er nodig is voor deze stap. Dit kan een product zijn maar ook informatie of zelfs een goedkeuring/akkoord. Dit is dus halffabricaat/informatie die nodig is. Als de nodig input voor de proces stap niet aanwezig is kunnen we niet door (of in ieder geval niet de kwaliteit leveren die we willen).
Proces
De proces stap in één of twee woord(en) beschreven (controleren, opstellen factuur, knippen etc).
In deze kolom staan van boven naar beneden de proces stappen beschreven, dit is ook de input voor de value stream map als het proces verder wordt uitgewerkt.
Output
Hier vul je in wat deze stap oplevert. Hier kunnen requirements op zitten. In dat geval is er een check bij de customer van de output. De output van een processtap is vaak de input voor/onderdeel van de volgende processtap. Output is dus wat we opleveren. Klant gericht werken is een veel gebruikte term maar komt hier vandaan: Wat leveren we aan wie op? Is wat we opleveren van waarde voor de klant? Afhankelijk van de klant (inter/extern) is het nodig om de klant behoefte concreet en meetbaar te maken. Dit kan je doen dmv een CTQ flowdown.
Customer
Hier staat de klant van deze processtap, de gebruiker van de primaire output van deze stap.
Vaak staat hier de uitvoerder van de volgende processtap en als het de laatste stap is van het proces de klant van het proces.
Deze tool kan je dus inzetten wanneer je een proces gaat verbeteren maar kan ook breder worden ingezet.
Wanneer je bijvoorbeeld een nieuwe oplossing gaat implementeren kan een SIPOC gebruikt worden om de afhankelijkheden van het project in kaart te brengen. Op deze manier gebruik je het om afhankelijkheden inzichtelijk te maken in combinatie met de volgordelijkheid.
